Während meiner Tätigkeit als Anwältin war ich öfter damit konfrontiert, dass Unternehmen zwar eine formal richtige Rechnung gemäß den steuerlichen Anforderungen ausgestellt haben. Wenn der Kunde dann nicht bezahlt hat und die Rechnung gerichtlich im Mahnverfahren geltend gemacht werden musste, kam oftmals die Erkenntnis, dass wichtige Merkmale für die Klagbarkeit der Rechnung nicht angeführt wurden. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick darüber, was es zusätzlich zu den steuerlichen Anforderungen nach § 11 Umsatzsteuergesetz braucht, um für den Fall, dass ein Kunde die Rechnung nicht bezahlt, gut vorbereitet zu sein.
Das Wichtigste in Kürze
Eine vollständige Rechnung mit allen notwendigen Angaben ist Grundvoraussetzung, damit wenn der Kunde nicht bezahlt die Rechnung bei Gericht auch eingeklagt werden kann. Neben den steuerlichen Bestandteilen und Merkmalen einer Rechnung sollte daher auch eine so konkret wie mögliche Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum, die Vereinbarung der AGB bereits zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses und nicht erst auf der Rechnung erfolgen sowie die Fälligkeit der Zahlung angeführt sein.
Die gesetzlich erforderlichen Bestandteile einer Rechnung sind in § 11 Umsatzsteuergesetz geregelt. Auch wenn viele dieser Angaben auf die Umsatzsteuer abzielen, haben auch sie gleichzeitig eine wichtige Beweisfunktion.
Zu den wesentlichen Pflichtangaben gehören u. a.:
Eine ausführliche Übersicht bietet beispielsweise die WKO
Rechnungen spielen im unternehmerischen Alltag gleich mehrere Rollen:
Häufig entstehen Konflikte nicht wegen schwerwiegender Fehler, sondern wegen unklarer Formulierungen oder fehlender Angaben. Besonders relevant sind dabei:
Eine vage Leistungsbeschreibung ist einer der häufigsten Fehler, der später teuer wird.
Im Streitfall müssen Gerichte beurteilen können:
Ohne klare Angaben fehlt die Grundlage für Ihre Forderung.
Praxisbeispiel:
Steht auf einer Rechnung z.B. nur allgemein „Montagearbeiten“ und klagt ein Kunde auf Gewährleistung, kann nur schwer nachvollzogen werden, um welche Montageleistungen es sich konkret handelt und ob der Unternehmer wirklich eine mangelhafte Leistung erbracht hat. Statt „Montagearbeiten“ daher besser: „Montage von 12 m² Laminat inkl. Sockelleisten, ausgeführt am 01.04.2026.“
Das Leistungsdatum ist wesentlich, um:
Praxisbeispiel:
Ein Reinigungsunternehmen stellt eine Rechnung ohne Leistungsdatum aus. Drei Monate später behauptet der Kunde, es habe Schäden an einer Oberfläche gegeben. Weil das Unternehmen nicht beweisen kann, wann die Leistung erbracht wurde, ist der Beginn des Fristenlaufs unklar. Auch kann nicht nachvollzogen werden, ob der Schaden am besagten Tag tatsächlich vom Reinigungsunternehmen stammt, oder ob z.B. andere Arbeiter im Haus tätig waren.
Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass AGB auch auf einer Rechnung wirksam vereinbart werden können.
Das ist so nicht richtig, denn zu diesem Zeitpunkt ist der Vertrag längst abgeschlossen – und AGB können dafür nicht mehr wirksam einbezogen werden.
AGB müssen daher allgemein gesagt vor oder spätestens beim Vertragsabschluss vereinbart werden.
Praxisbeispiel:
Ein Handwerksbetrieb schränkt in seinen AGB gegenüber einem Unternehmen im B2B Bereich die Gewährleistung im an sich rechtlich zulässigen Ausmaß ein. Der Kunde sieht die AGB aber zum ersten Mal auf der Rechnung abgedruckt, was im Regelfall nicht ausreicht. Der Unternehmer muss die volle gesetzliche Gewährleistung erbringen.
Wird eine Leistung reklamiert, ist die Rechnung – gemeinsam mit Angebot, Auftrag und Kommunikation – die wichtigste Grundlage für die Frage:
Praxisbeispiel
Eine Tischlerin montiert zusätzlich Türen, die im ersten Angebot nicht enthalten waren. Der Kunde verweigert die Zahlung der Zusatzleistung. Da die Rechnung nur „Montagearbeiten“ aufführt, hat die Tischlerin schlechte Aussichten auf gänzlichen Erfolg. Die Zusatzleistung war nicht klar vereinbart oder dokumentiert.
Fazit
Bei der Erstellung der Rechnung sollte nicht nur auf die erstbeste Mustervorlage zurückgegriffen werden, sondern man sollte sich kurz überlegen, ob auch alle für die eigene Leistung sinnvollen Angaben enthalten sind.
Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung oder Optimierung eines funktionierenden Rechnungs- und Mahnwesens brauchen, schreiben Sie mir gerne!
MMag. Barbara Einödhofer
Hat Rechtswissenschaften und Sozialwirtschaft studiert und hat neben der Erfahrung in der Betriebs- und Risikoanalyse über 10 Jahre in der Anwaltsbranche gearbeitet. Nunmehr liegt der Schwerpunkt ihrer Arbeit auf Risikoprävention, einer rechtssicheren Organisation und vorausschauendem Konfliktmanagement. Ihr Ziel ist Eskalationen frühzeitig vermeiden und Lösungen schaffen, bevor der Weg vor Gericht überhaupt notwendig wird.
„Konflikte lassen sich nicht immer vermeiden, aber mit klaren Strukturen und rechtssicheren Prozessen lassen sie sich wesentlich leichter lösen.“
Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen, die lediglich der wirtschaftlichen und rechtlichen Orientierung dienen und ersetzen keine anwaltliche oder steuerrechtliche Beratung.